Marktleider in duurzame textielverzorging CleanLease is een samenwerking aangegaan met ABS, marktleider op het gebied van wasserijsoftware. Met de implementatie van de software van ABSSolute worden de werkzaamheden van CleanLease gestroomlijnd en gestandaardiseerd.
In 2019 bundelden CleanLease en Lips+ hun krachten en gingen samen verder onder de naam CleanLease. “Twee grote bedrijven zijn destijds samengevoegd en dan wil je één systeem hebben,” vertelt Peter van Kessel, Manager Customer Support & Project Management van ABS. CleanLease gebruikte een ERP systeem dat niet specifiek voor wasserijen is ontworpen. “De wasserij is een nichemarkt, maar is wel overal aanwezig en levert essentiële dienstverlening voor onze samenleving, zowel in de gezondheidszorg, horeca, recreatie en industrie. Bij veel productiebedrijven is de service eenrichtingsverkeer, maar bij wasserijen circuleren de producten. Daarbij komt dat veel artikelen eigendom zijn van de wasserij en het beheer over je investeringen cruciaal is. De opvolging van producten, de dienstverlening correct in uitvoering én in rekening kunnen brengen naar de klanten, is essentieel. Van Kessel: “Het is ingewikkeld om deze dienstverlening te automatiseren. Hier is een branche specifiek ERP systeem voor nodig.”
Annemarieke Janssen, Sr. Projectmanager bij CleanLease, is vanaf de start betrokken geweest bij de implementatie van de nieuwe software. “In dit proces zijn twee hele verschillende bedrijven samengevoegd. Met audits hebben we gekeken hoe de processen lopen en hoe de verschillende systemen zijn ingericht. Op deze manier kon worden beoordeeld hoe het werkproces van de wasserij verbeterd kon worden met de software van ABS,” legt Annemarieke uit.
“Vervolgens werden per bedrijfsonderdeel blauwdruksessies georganiseerd. Doel hiervan was om de werkwijze van de verschillende bedrijven te integreren tot één proces. De uitkomst van de blauwdruksessies vormde de basis voor de implementatie van de werkwijze in ABSSolutetm. . Het linnenproces is heel anders dan bijvoorbeeld die van dienstkleding,” vertelt Janssen. “Met de audits en blauwdruksessies hebben we goede verbeterslagen gemaakt.”
De ERP (Enterprise Resource Planning) software van ABS helpt CleanLease onder andere met het verwerken van contracten, vastleggen van logistieke afspraken, magazijnbeheer & inkoop, webapplicaties, mobiele oplossingen, facturatie en managementrapportage.
“De standaardisatie van data is altijd een uitdaging”
Tablets
Ook voor klanten is de nieuwe software een uitkomst. “Klanten met veel afdelingen krijgen een tablet die ondersteuning biedt in het tellen en bestellen van linnen”, legt Janssen uit. Daarnaast kunnen klanten nu inloggen in de online omgeving ‘Mijnwas’ en hebben hiermee continu inzicht in alle managementinformatie. “Via ‘Mijnwas’ heeft de klant altijd online toegang tot de data. Zodoende hoeft minder vaak contact opgenomen te worden met de Customer Support afdeling en maken we alle data voor de klant veel transparanter,” aldus van Kessel.
Zowel de interne organisatie als de klanten van CleanLease zijn al in een vroeg stadium meegenomen in het proces. In samenwerking met ABS werd het traject als business project opgepakt. “Met dit soort grote projecten is het managen van veranderingen essentieel, zowel intern als naar de klanten toe. Klanten werden onder meer geïnformeerd via een filmpje waarin de aankomende veranderingen werden uitgelegd. Ze werden regelmatig op de hoogte gehouden door middel van een nieuwsbrief en de klantenservice is bijgespijkerd via een duidelijk vraag- en antwoorddocument.” vertelt Janssen. “Klanten zijn erg enthousiast, maar hebben soms nog wel wat vragen,” vervolgt zij. “Na verloop van tijd is er een bepaalde manier van werken ingeslopen, bij ons maar ook bij de klant. Deze gewoontes moet je aanpassen als je werkt met een nieuw gestandaardiseerd systeem. Dit heeft ons doen besluiten om ook persoonlijk naar de klant toe te gaan om de nieuwe manier van werken uit te leggen. Het is niet ingewikkeld, maar je wil klanten zo goed mogelijk meenemen.”
De software van ABSSolutetm wordt door zo’n 800 wasserijbedrijven over de gehele wereld gebruikt. Genoeg ervaring dus, maar ieder project is anders. “De standaardisatie van data is altijd een uitdaging,” aldus van Kessel. “Daarnaast dienen de processen opnieuw te worden beoordeeld en gestandaardiseerd”.
“Ook onze data moest gefaseerd verhuisd worden naar het nieuwe systeem. De dagelijkse business is nu overgezet en op orde. Onderweg hebben we de inrichting diverse keren geoptimaliseerd,” vertelt Janssen. Nu deze fase voltooid is, kunnen CleanLease en ABS verdere verbeteringen toevoegen aan het systeem.
“De basis staat, maar we zijn nog lang niet klaar en we kijken ernaar uit om de processen met de software gezamenlijk verder te optimaliseren.”
Leveranciers
Tijdens de overgang naar ABS moest CleanLease ook rekening houden met andere leveranciers. Onder andere leveranciers van kledinguitgiftesystemen en wasserijmachines, zoals LCT, Polymark, Technico, WGID en WSP werden intensief betrokken bij het overzetten van de gegevens en aanpassen van hun systemen.
“Bij leveranciers in kledinguitgiftesystemen (KUA’ s) zijn hun klanten ook onze klanten. De KUA’s moesten bijvoorbeeld aangepast worden, zodat deze systemen ook alle data van onze software kunnen uitlezen. Als je afhankelijk bent van andere partijen is het bewaken van de planning een uitdaging,” legt Janssen uit. “Wij hebben een planning, maar leveranciers moeten met de klanten die omzetting ook kunnen realiseren in de tijd die wij daarvoor bedacht hebben.”
Bij het implementeren van een nieuw complex systeem, is het belangrijk dat iedereen er goed mee kan werken. De medewerkers van CleanLease werden gedurende het traject opgeleid door ABS om de software onder de knie te krijgen. “We horen positieve geluiden,” zegt Janssen. “De software is gebruiksvriendelijk en biedt vele nieuwe concepten. Het is even wennen voor sommige medewerkers, maar iedereen pakt het snel op.”
Het project is in 2021 van start is gegaan en inmiddels door de eerste fase heen. Alle veertien wasserijen van CleanLease in Nederland draaien nu op de software van ABSSolutetm. Gelijktijdig is de software ook bij de elf CleanLease bedrijven in België geïmplementeerd. Hoewel tevredenheid over het verloop van het proces overheerst, zijn er ook nog veel punten ter verbetering. Janssen: “De basis staat, maar we zijn nog lang niet klaar en we kijken ernaar uit om de processen met de software gezamenlijk verder te optimaliseren.”
