Een goed kassasysteem is onmisbaar in de stomerij. Het maakt dagelijkse werkzaamheden een stuk eenvoudiger en kan in sommige gevallen zelfs meer omzet genereren. Zo’n kassasysteem, ook wel POS (Point of Sale) genoemd, is er voornamelijk voor de betalingen van klanten. Maar weet men dat het kassasysteem waarschijnlijk meer in petto heeft dan enkel transacties uitvoeren?
Sommige systemen zijn niet alleen in staat om afhaalbonnen te printen, maar kunnen ook een planning opstellen. Bovendien beschikken ze soms over een app waarin de klanten kunnen aangeven wanneer ze een kledingstuk willen ophalen. De voordelen van een fijn kassasysteem zijn groot.
De 15 voordelen van een slim kassasysteem
Een slim kassasysteem, ook wel Point of Sale System (POS) genoemd, is het systeem waar de klant een betaling doet voor de diensten die geleverd worden. POS-systemen zijn gebouwd om het verkoopproces in de detailhandel te vereenvoudigen, zodat transacties sneller kunnen worden afgehandeld. Een volledig geïntegreerd kassasysteem biedt de stomerijeigenaar echter nog veel meer voordelen.
Met een slim kassasysteem koopt men meer vrijheid en functionaliteit voor het bedrijf. Dit systeem automatiseert en vereenvoudigt de dagelijkse taken, van voorraadbeheer tot klantrelatiebeheer. Zo wordt kostbare tijd bespaart die besteed kan worden aan het verbeteren van de dienstverlening. Er wordt niet alleen in technologie geïnvesteerd, maar ook in de groei en duurzaamheid van de stomerij. Lees mee over de 15 voordelen van een slim kassasysteem.
1. Transacties
Een kassasysteem is er vooral voor om betalingen makkelijk te maken. Vroeger waren kassa’s vaak alleen verbonden met een pinapparaat. Maar nu, met nieuwe technologie, ziet men complete kassasystemen die op tablets of telefoons werken. Klanten kunnen dan snel betalen met bijvoorbeeld iDeal of Apple Pay, of betalen door een QR-code te scannen.
2. Koppelingen
In 2023 hoeft men niet meer zelf alle transacties over te nemen in een boekhoudprogramma of administratie. Vrijwel ieder modern kassasysteem heeft een koppeling met de meest gebruikte boekhoudsoftware. Voor iedere factuur of bon die is verstuurt wordt automatisch een boeking in de administratie gemaakt. Zo heeft de stomerij-eigenaar daar geen omkijken meer naar. Daarnaast is het minder foutgevoelig dan het handmatig overnemen van transacties.
3. Eenvoudige Facturatie
Met een geavanceerd kassasysteem kan de stomerij snel en efficiënt facturen genereren en beheren. Elke transactie wordt automatisch vastgelegd, waardoor de kans op fouten vermindert. Het systeem maakt het mogelijk om gedetailleerde facturen te maken met informatie over de diensten, prijzen en klantgegevens. Het verbetert de professionaliteit en transparantie naar de klant toe. Bovendien vereenvoudigt het de boekhouding, omdat alle verkoopgegevens centraal en overzichtelijk worden opgeslagen.
4. Beter overzicht
Met een slimme kassa wordt makkelijk de inventaris van de winkel bijgehouden. Het geeft de mogelijkheid om meteen te zien welke kledingstukken er in het magazijn hangen.
Wanneer er een kledingstuk ontvangen wordt hoeft men deze alleen in te scannen. Dit bespaart veel tijd in vergelijking met het handmatig bijhouden van de inventaris. Ook worden er op deze manier veel minder fouten gemaakt.
En wordt een bestelling opgehaald? Dan wordt dit bij de transactie direct bijgewerkt in de inventaris.
5. Snellere service
Technologie maakt alles sneller, en een slim kassasysteem doet dat ook voor de orders in de winkel. Dankzij een kassa wordt de wachttijd voor consumenten aanzienlijk verkort en kunnen werknemers efficiënter transacties afhandelen.
Als het kassasysteem verbonden is met andere apparaten, zoals de barcodescanner, pinapparaat en printer, gaat een afhandeling met de klant veel sneller. Dit betekent dat mensen minder lang in de rij hoeven te wachten. En dat vinden ze natuurlijk heel prettig!
6. Snellere betalingen
Daarnaast helpt het slimme kassasysteem bij snellere betalingen. De medewerker selecteert de producten die de consument wil laten reinigen en het systeem berekent automatisch de prijs. De factuur kan per e-mail of sms worden verstuurd of direct ter plekke worden afgedrukt met een bonprinter. Afhankelijk van de integraties en de terminal kunnen klanten contant of met pinpas betalen. Dit maakt het voor de klant snel en gemakkelijk om de transactie af te ronden.
7. Klantenbestand
Een kassasysteem laat de klantgegevens opslaan, zoals de naam, het telefoonnummer, wat ze hebben laten reinigen, en hun e-mailadres. Door deze informatie bij te houden, wordt een duidelijker beeld verkregen van wie de klanten zijn, en of men nieuw of juist een vaste klant is.
Deze gegevens kunnen vervolgens gebruikt worden om speciale aanbiedingen naar klanten te sturen. Dit helpt om ze vaker naar de stomerij te laten komen en hun loyaliteit te vergroten. Het systeem helpt om elke klant apart te volgen en specifieke aanbiedingen te doen. Als men goed weet wie de klanten zijn, levert dat meer omzet op voor het bedrijf. Kassasystemen als Geelus en Enlite POS leveren dit in het pakket.
8. Inkoop
Een slim kassasysteem optimaliseert de inkoop. Een systeem, zoals dat van Comca Systems Cleaner POS, houdt bij welke materialen en benodigdheden nodig zijn en wanneer deze besteld moeten worden. Dit zorgt voor een efficiënt voorraadbeheer en voorkomt tekorten of overschotten. Het systeem kan ook automatisch bestellingen plaatsen bij leveranciers wanneer de voorraad onder een bepaald niveau komt. Zo zit men nooit zonder de benodigde materialen!
9. Altijd toegang tot je gegevens
Met een cloud-gebaseerd kassasysteem heeft de stomerij altijd toegang tot de bedrijfsgegevens, waar men ook is. Dit is heel handig als men vaak onderweg is of meerdere locaties beheert. De real-time verkoopgegevens, voorraadinformatie en klantgegevens inzien en beheren kan vanaf elk apparaat met internettoegang. Dit geeft heel veel flexibiliteit.
10. Minder fouten
Door de automatisering vermindert een slim kassasysteem de kans op menselijke fouten in een stomerij. Dit is vooral belangrijk bij het bijhouden van klantorders, voorraadbeheer en financiële transacties. Minder fouten betekent dat minder tijd besteed wordt aan het corrigeren van problemen en meer tijd over hebt voor het verbeteren van de klantenservice. Een win-winsituatie, want dit leidt tot een hogere efficiëntie en betrouwbaarheid. Essentieel voor het behouden van een goede reputatie en het opbouwen van vertrouwen bij de klanten.
11. Veilige opslag van bedrijfsgegevens
Een goed kassasysteem maakt gebruik van geavanceerde encryptie en beveiligingsprotocollen om te zorgen dat gevoelige informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Dit is essentieel in een tijd waarin digitale veiligheid steeds belangrijker wordt. Daarnaast biedt het systeem mogelijkheden voor toegangsbeheer, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot bepaalde functies of gegevens. Dit helpt bij het voorkomen van interne fraude en fouten, en zorgt voor een veilige omgeving voor zowel klanten als medewerkers.
12. Regelmatige updates
Een van de voordelen van een modern kassasysteem is dat het regelmatig wordt bijgewerkt met de nieuwste functies en beveiligingsupdates. Dit zorgt ervoor dat de stomerij altijd de meest actuele technologie gebruikt, wat belangrijk is voor zowel beveiliging als efficiëntie. Regelmatige updates betekenen ook dat het systeem kan meegroeien met het bedrijf en zich kan aanpassen aan veranderende behoeften en trends in de markt.
13. Milieuvriendelijker
Door de digitalisering van facturen, bonnen en administratieve documenten, vermindert een kassasysteem de noodzaak voor papier. Dit maakt het meteen een stuk milieuvriendelijker. En ook fijn: Moderne kassasystemen zijn vaak energie-efficiënter dan oudere systemen. Ze gebruiken minder stroom. Wel zo fijn voor de energierekening.
14. Loyaliteitsprogramma
Om de klanten te binden bevatten sommige kassasystemen ook een loyaliteitsprogramma. Dit systeem stelt een stomerij in staat om klanten te belonen met punten, kortingen en gepersonaliseerde aanbiedingen. Daarmee verhoogt niet alleen de klanttevredenheid en -betrokkenheid, maar worden ook waardevolle klantgegevens verzameld. Deze gegevens kan men weer gebruiken voor gerichte marketing en het verbeteren van de dienstverlening. Zo wordt het loyaliteitsprogramma een effectief middel om de concurrentie voor te blijven en de omzet te verhogen.
15. Website laten bouwen
Sommige aanbieders kunnen zelfs de hele website uit handen nemen. Een voorbeeld hiervan is CleanCloud, een bedrijf dat niet alleen een geavanceerd kassasysteem levert, maar ook een complete websitebouwer met diverse handige plugins. Zo is het heel makkelijk om de webshop te koppelen aan het kassasysteem, waardoor een naadloze, efficiënte bedrijfsvoering mogelijk wordt.
Een fijn systeem voor de stomerij
Dennis de Beer, eigenaar van stomerij Panda, ontdekte de voordelen van een fijn kassasysteem. “Ik zocht al jarenlang naar een fijn kassasysteem. Ik heb er veel uitgeprobeerd, maar liep altijd tegen beperkingen aan”, vertelt hij. “Het was of heel duur, of ik miste functionaliteit. Denk dan aan dat een betaalde factuur niet automatisch in de boekhouding werd verwerkt. Dat kostte me veel tijd.” Ook liep hij tegen hoge servicekosten aan.
Eigen kassasysteem
En dus was het tijd voor een nieuw systeem, vond Dennis. “s Avonds laat scrolde ik door het aanbod kassasystemen op Marktplaats. Daar kwam ik Povis tegen, een kassasysteem dat in veel andere branches gebruikt wordt. Toen ik op de website een berichtje stuurde kreeg ik meteen antwoord. Daar werd ik heel vrolijk van: een bereikbare partij die voor mij klaarstaat.” Dat was meteen de doorslaggevende factor.
‘Je koopt vakantie’
Hij spendeerde uren met Danny Kon, de algemeen directeur van Povis. “We hadden veel eisen, maar dat was geen probleem. Ze vonden het leuk om voor ons te ontwikkelen. Bovendien is het een heel betaalbaar kassasysteem”, vertelt Dennis. Het systeem draait vanaf 1 januari 2020 in zijn stomerij. Dennis is heel blij met alle functionaliteiten, omdat hij nu meer tijd overhoudt voor andere dingen: “Ik kan me richten op de taken die echt belangrijk zijn. Je koopt er vakantie mee.”
Dennis kan nu niet meer zonder. “Het mooie van het systeem is dat het gebruiksvriendelijk is. Je kunt een leek achter de kassa zetten, toch heb je het systeem snel uitgelegd. Dat komt omdat het een makkelijke interface heeft, net als een telefoon of laptop van Apple”, zegt de stomerijeigenaar. “Bovendien is het heel makkelijk te personaliseren. Je kunt op de kassa een bericht schrijven bij artikelen, makkelijk de prijzen aanpassen of een factuur aan de klant versturen via sms of e-mail.”
Koppelingen
Dennis heeft ook een webshop waar de klant op kan aangeven welke kledingstukken gereinigd moeten worden. “En al die orders komen op ons kassasysteem binnen. Dat is heel fijn en overzichtelijk.”
