Nieuwe inkoopvoorwaarden voor de zorg mét maatschappelijk verantwoord inkopen

Als je zaken doet met een zorginstelling zijn inkoopvoorwaarden van toepassing. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg (AIVG) zijn vorig jaar herzien en in december 2022 gepubliceerd. Wat is er nieuw? En waarom is het belangrijk om je te verdiepen in deze voorwaarden?

Ton van Geijlswijk en Ruud Plu, respectievelijk werkzaam bij beroeps-vereniging van inkopers Nevi en inkoop-coöperatie Intrakoop, waren beiden betrokken bij het opstellen van de nieuwe inkoopvoorwaarden.

Van Geijlswijk is communitymanager en neemt met Nevi het voortouw in het opstellen van de AIVG. Dit doet Van Geijlswijk samen met NVZ, VGN, Actiz en de Nederlandse GGZ. Plu is als directeur van Intrakoop voor de collectieve inkoop voor bijna alle Nederlandse ziekenhuizen, verpleeghuizen en verzorgingshuizen. Samen met de belanghebbende partijen, maar ook met leverancierskoepels praat Intrakoop mee over de nieuwe voorwaarden.

Ton van Geijlswijk

Zaken doen makkelijk maken

“De voorwaarden zijn er vooral om zaken doen tussen leverancier en inkoper makkelijker te maken,” legt Van Geijlswijk uit. De AIVG is een basisset aan voorwaarden die gelden wanneer leveranciers zakendoen met zorginstellingen. “Omdat er vaak veel tijd zit in de discussie tussen leverancier en zorgorganisatie is er een gelijke set aan afspraken opgesteld,” aldus Plu. De twee grote voordelen van deze afspraken is dat leveranciers niet telkens met verschillende voorwaarden te maken hebben en dat het voor zorginstanties prettig is om niet telkens over deze afspraken na te denken.

“Leveranciers hebben leveringsvoorwaarden en inkopers hebben inkoopvoorwaarden. Zo ontstaat er niet bij elke transactie discussie,” zegt Plu. “En aangezien de voorwaarden in overleg met zowel de inkopers als de leveranciers zijn opgesteld kan je zeggen dat iedereen akkoord is gegaan.”

Thema’s die uitvoerig besproken worden in de voorwaarden zijn bijvoorbeeld afspraken over aansprakelijkheid, (intellectueel)eigendom, privacy, en welke wetgeving van toepassing is.

De afspraken gemaakt in de AIVG zijn basisafspraken. Bij complexere situaties kunnen boven op die afspraken nog specifieke afspraken tussen inkoper en leverancier worden gemaakt. Van Geijlswijk: “Wat dat betreft is het AIVG een vangnet en werk je individueel de uitzonderingen uit.”

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Waar in de vorige AIVG maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) een extra module was, is dit onderwerp in de laatste versie opgenomen in de hoofdtekst en zijn de afspraken aangescherpt. Van Geijlswijk verklaart dit door de toenemende aandacht voor duurzaamheid in de zorg. “Door onder andere de Greendeal is duurzaamheid belangrijker geworden. Bijna alle zorginstellingen hebben deze deal en bijhorende duurzaamheidsdoelstellingen ondertekend. Door deze ontwikkelingen rondom duurzaamheid was het nodig om MVI integraal op te nemen in de nieuwe voorwaarden.”

Een aantal voorwaarden die gesteld worden op het gebied van MVI:

• De leverancier streeft naar een structureel eigen MVI beleid en actieplan en zal de opdrachtgever informeren over de voortgang
• De leverancier zal proactief en innovatief werken om zijn milieuprestatie te verbeteren
• De leverancier moet zijn best doen om de hoeveelheid afval te beperken en deze milieubewust te verwerken
• Als de opdrachtgever daarom vraagt moet de leverancier een grondstoffenpaspoort van zijn product en de keten van zijn product inzichtelijk maken. Vervolgens moet de leverancier de CO2-voetafdruk over die keten uitleggen
• Op verzoek van de opdrachtgever moet de leverancier zich inspannen om bij te dragen aan het behalen van landelijke duurzaamheidsdoelstellingen

“Duurzaamheid is zo standaard geworden dat het erbij hoort,” zegt Plu. “Vroeger was een elektrisch wagenpark een pluspunt, maar nu hoort het erbij. Als MVI vijf jaar geleden in de voorwaarden was opgenomen was dat waarschijnlijk te vroeg. Nu ontwikkelt het zich snel.”

Ook voor duurzaamheid geldt dat de AIVG een basis vormt. Een zorginstelling kan hogere eisen stellen aan leveranciers wat duurzaamheid betreft als de organisatie grotere duurzaamheidsambities heeft.

‘Je kunt uiteindelijk niet iedereen meenemen’

Voor het opstellen van de AIVG gaat Nevi in gesprek met zorgorganisaties en leveranciers. Alle leveranciers hebben de mogelijkheid gehad om hun zegje te doen in werkgroepen of door reactie te geven op de concept-voorwaarden. Deze gesprekken worden vooral gevoerd met grote leverancierskoepels en met name met leveranciers van technische en medische middelen. Voor de leverancier van bijvoorbeeld MRI’s zijn afspraken over intellectueel eigendom van belang en leveranciers van operatiematerieel maken graag vooraf afspraken over aansprakelijkheid.

FTN heeft niet deelgenomen aan een werkgroep. “Je kunt uiteindelijk niet iedereen meenemen. Er wordt gekeken naar wat de grootste partijen zijn waar je mee te maken krijgt,” zegt Plu. “Als je de wasserijen meeneemt in de onderhandeling, dan moet je ook de schoonmaakbranche en de leveranciers van kantoorartikelen meenemen.”

Volgens Van Geijlswijk is de wasserijbranche niet een branche met de allerhoogste prioriteit om afspraken mee te maken. “De branche mag natuurlijk haar opmerkingen en ideeën inbrengen bij de volgende herziening. De input is voor iedereen open, maar wij zijn niet de boer opgegaan om overal mensen te betrekken.”