Facturen vaak te laat betaald door traag goedkeuringsproces

mei 16, 2024 | Nieuws

Veel bedrijven hebben moeite met het op tijd betalen van facturen blijkt uit onderzoek van DirectResearch. Vooral het mkb lijkt hier last van te hebben. Van de middelgrote bedrijven betaalt 20% de meerderheid van de facturen te laat. Slechts een kwart van de bedrijven betaalt vrijwel alle facturen (90-100%) op tijd.

Stijgende lijn
Toch gaat het iets beter dan vorig jaar. Toen betaalde 41% van de mkb’ers vrijwel alle facturen op tijd. Nu is dat omhoog gegaan naar 47%. Bij sommigen lukt het echter nog steeds niet. Zo betaalt één op de vijf van de middelgrote bedrijven meer dan de helft van de facturen te laat.

De oorzaak
De belangrijkste oorzaak van het te laat betalen blijkt een traag goedkeuringsproces te zijn. Facturen worden niet op tijd geaccordeerd, met als gevolg dat de betaling te laat is. Bij veel bedrijven worden facturen nog handmatig goedgekeurd. Daarnaast wordt er vaak te laat betaald door fouten op facturen of het niet juist versturen hiervan. Bij zo’n 15% van de bedrijven is te laat betalen van facturen (of een deel hiervan) een bewuste keuze vanwege hun ‘cash policy’.

Doorlooptijden
Voor een inkomende factuur bedraagt de gemiddelde doorlooptijd 14 dagen. Vanaf binnenkomst duurt het dus twee weken voor deze klaar is voor betaling. Bij sommige bedrijven duurt dit zelfs meer dan 20 dagen. Dit komt vaak door langdurige goedkeuringsprocessen, correcties en handmatige handelingen. Daarna moet de factuur nog daadwerkelijk betaald worden en ook dat kost vaak tijd.

Tips voor tijdige betaling
Op tijd betalen zorgt voor een goede reputatie en voorkomt wrijving en lastige situaties. Onderstaand wat tips om tijdig te betalen.

  1. Houd je aan de wettelijke betalingstermijn
    Zorg dat facturen in ieder geval binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen worden betaald. Deze termijn geldt voor betalingen tussen bedrijven (B2B). Alleen als je in een contract een andere betaaltermijn hebt afgesproken mag je van de wettelijke termijn van 30 dagen afwijken.
  2. Automatiseren
    Probeer de verwerking en betaling van facturen zoveel mogelijk te automatiseren. Dit kun je doen met veel administratie- en boekhoudsoftware. Binnenkomende facturen worden dan gematcht met eerder betaalde facturen. Daardoor hoef je niet alle facturen van bekende leveranciers handmatig te beoordelen.
  3. Controleer op spookfacturen
    Betaal niet zomaar alle binnenkomende facturen. Je kunt het facturatieproces zelf helemaal inrichten. Zorg dat foute facturen en zogenoemde spookfacturen niet door het systeem worden goedgekeurd. Zeker als je werkt met automatische betalingen is het verstandig dit regelmatig te controleren.

Onderzoek facturen
Het onderzoek werd uitgevoerd door DirectResearch in opdracht van ICreative en Easy Systems (beiden onderdeel van 4CEE) onder meer dan 400 finance- en inkoopprofessionals bij Nederlandse bedrijven.

Lees meer artikelen in deze categorie