Een samenwerking tussen ziekenhuis OLVG, schoonmaakbedrijf Westerveld en adviseur Alpheios
De klacht dat zorgmedewerkers te veel tijd moeten besteden aan administratie en wachten en te weinig aan zorg, is al langer te horen. Maar ook schoonmaakmedewerkers kunnen hun werk in ziekenhuizen vaak niet efficiënt uitvoeren. Ziekenhuis OLVG besloot de handen ineen te slaan en stelde een plan op om in samenwerking met schoonmaakbedrijf Westerveld en adviseur Alpheois te kijken waar en hoe hun samenwerking beter kon. In het project Bed Fit werd een grote efficiëntieslag gemaakt door digitale systemen te koppelen en schoonmaakmedewerkers uit te rusten met apps die hen informeren waar ze het beste schoon kunnen maken.

Met de schoonmaak mee

De schoonmaak stond al langer in de schijnwerpers bij ziekenhuis OLVG in Amsterdam. Facilitair Manager Eric Holm is zich terdege bewust van het belang van goede schoonmaak en draagt dat dan ook naar buiten toe uit. Zo hield hij een onderzoek onder consumenten over de relatie tussen de keus voor een ziekenhuis en een schone omgeving, en organiseerde hij een Dag van de Schoonmaak waarop hij medewerkers van het ziekenhuis, van verpleging tot Raad van Bestuur, liet meelopen met de schoonmaakploeg. De schoonmaak wordt bij OLVG uitgevoerd door extern schoonmaakbedrijf Westerveld, waarbij gebruik wordt gemaakt van de microvezelmethode. Die methode zorgt voor minder fysieke belasting en (hygiënische) problemen voor schoonmaakpersoneel maar ook voor besparingen in water, reinigingsmiddelen en vervuiling in het afvalwater.

Timing

Toch bleek dat de samenwerking niet voldoende op elkaar was afgestemd. Schoonmaakploegen stonden bijvoorbeeld ’s ochtends klaar als de patiënten van die dag nog niet waren ontslagen en waren al naar huis als de bedden aan het eind van de middag verschoond moesten worden. De avondploeg van het ziekenhuispersoneel zat dan met niet verschoonde bedden terwijl ze ook patiënten moesten ontslaan en de ploegwisseling moesten doen. Vaak wist ze ook niet welke reiniging in welke kamer moest worden gedaan: moest het bed worden verschoond van een patiënt met een gebroken been of moest de hele kamer worden gedesinfecteerd van een patiënt met het MRSA virus? Dan werd voor de zekerheid een uitgebreide desinfectie besteld, terwijl dat niet altijd nodig was.

Langs elkaar heen

Doordat de twee voormalige locaties van OLVG inmiddels waren samengevoegd, werden schoonmaakploegen aangevraagd middels twee verschillende systemen. Ook die systemen op zichzelf waren niet efficiënt. In het ene systeem moest het zorgpersoneel op een handgeschreven lijst aangeven wanneer er een kamer klaar was voor de reiniging, wat nogal eens vergeten werd. In het andere systeem werd digitaal gewerkt, maar dat liep dan weer langs een ander digitaal systeem heen, dat bedoeld was voor het elektronisch bijhouden van patiëntgegevens. Schoonmaakwerknemers moesten dan ook regelmatig zelf op zoek naar kamers die moesten worden schoongemaakt. Dat zorgde voor een verkwisting van tijd, energie, en geld.

Slim werken met één digitaal systeem

Met behulp van Alpheios, die schoonmaakbedrijven helpt hun processen te optimaliseren en te zoeken naar de juiste methode op de juiste plek, werd geconstateerd dat met slim werken met behulp van digitalisering veel te behalen viel. Er kon daardoor tijd worden bespaard en actiever ingespeeld op de vraag. Epic, het bedrijf dat het elektronisch patiënten systeem levert, bood aan een reeds bestaande schoonmaakmodule aan het programma toe te voegen, zodat de schoonmaak ook meteen op de hoogte werd gehouden van de patiëntgegevens. Het schoonmaakpersoneel kreeg een speciale app, waarin zij meldingen ontvangen over welke kamers klaar zijn voor de schoonmaak. Als er een bed vrijkomt, krijgt de schoonmaakploeg een melding. Beter nog: als de schoonmaakploeg op een verdieping werkzaam is waar een bed vrij komt, schiet dit bed onmiddellijk omhoog op de takenlijst, waardoor nog efficiënter kan worden gewerkt.

Respect

Het systeem heeft een reeks bijkomende voordelen. Middels de app weet de schoonmaker direct welke kamer moet worden schoongemaakt met welk schoonmaakprotocol. Er kan nu bovendien makkelijker worden herleid wanneer de drukke momenten zijn en hoeveel personeel daarvoor moet worden ingezet. De schoonmaak kan daardoor beter vraaggestuurd werken. Tenslotte zijn werknemers zelf blij zijn met het nieuwe systeem. Schoonmaakpersoneel kan gericht werken, hoeft minder heen en weer tussen verdiepingen, en niet te zoeken naar kamers om schoon te maken. Bovendien zorgt de zelfstandigheid van de schoonmaakploeg ervoor dat zij niet op instructies hoeven te wachten of het zorgpersoneel hoeven te vragen waar ze heen moeten. Dat zorgt ervoor dat ze meer autoriteit hebben op hun eigen gebied en meer respect afdwingen van het zorgpersoneel, wat de sfeer in het ziekenhuis ten goede komt.

Textiel

Het systeem wordt dus al met tevredenheid gebruikt, maar de toekomst brengt nog meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan legionellapreventie, schoonmaak van OK’s of de reiniging van gordijnen. OLVG zette op het gebied van textiel al verschillende stappen: ze gebruikt bijvoorbeeld dienstkleding met het Ökotex-100-keurmerk omdat het gebruik van schadelijke stoffen daarin wordt beperkt, en zorgt voor afneembare patches zodat de kleding later kan worden hergebruikt door ziekenhuizen in derdewereldlanden. De oude dienstkleding werd verwerkt tot meubels die ook weer in het ziekenhuis worden gebruikt. De samenwerking tussen OLVG, Westerveld en Alpheios is een inspirerend voorbeeld, ook voor de textielverzorgingssector. Hoe kunnen klanten in de gezondheidszorg, maar ook horeca en zakelijke dienstverlening, nog beter worden geholpen?